Документи з охорони праці які вимагає орендодавець

Власник комерційного приміщення (бізнес-центру, торгового центру, складського комплексу) несе відповідальність за пожежну безпеку і загальну безпеку обʼєкта. Якщо в орендатора стається нещасний випадок або пожежа через відсутність ОП-документів — претензії можуть бути і до орендодавця як власника обʼєкта.

Тому в стандартних договорах оренди великих обʼєктів (БЦ типу Forum, Gulliver, Леонардо, ТРЦ типу Lavina, Дрім Таун, складських комплексів типу Амтел, FM Logistics) є пункт: «орендар зобовʼязаний мати чинний пакет документів з охорони праці і пожежної безпеки і надати копію орендодавцю».

Окрім захисту орендодавця, це дисциплінує орендарів і знижує ризики для всього обʼєкта. Якщо в одному офісі в бізнес-центрі сталась пожежа — постраждати можуть всі, тому орендодавець хоче впевнитись, що всі дотримуються вимог.

Стандартний пакет, який орендодавці запитують: інструкція з пожежної безпеки приміщення з планом евакуації; інструкції з охорони праці за всіма посадами орендатора; накази про призначення відповідальних з ОП і ПБ; журнал реєстрації інструктажів з підписами працівників; декларація відповідності матеріально-технічної бази (для виробничих орендарів).

Іноді — додаткові документи: посвідчення про навчання з ОП керівника орендатора, графік перевірок електроустаткування, договір на технічне обслуговування пожежної сигналізації (якщо орендар підключається до загальної системи БЦ).

У логістичних комплексах і складах — додатково вимагають документи на навантажувачі, посвідчення водіїв навантажувачів, інструкції з ОП для роботи з вантажно-підйомним обладнанням.

Типова ситуація: ви домовились про оренду приміщення, дата підпису договору через тиждень, а у вас немає пакета ОП. Орендодавець каже: «без документів не підпишемо». Що робити?

Перше — не панікувати. Орендодавець зазвичай не очікує, що у вас вже все буде. Стандартне рішення — підписати договір з умовою, що пакет ОП орендатор надасть протягом 14-30 днів після початку оренди. Це нормальна практика, на яку погоджуються 90% орендодавців.

Друге — паралельно замовляєте пакет у нас. Офісний пакет — 2 робочих дні, складський або виробничий — 4-5 днів. Тобто навіть за «гарячих» термінів встигаєте.

Третє — якщо орендодавець категоричний і вимагає документи до підпису, вкладемось у 2-3 робочих дні з пріоритетною обробкою (за невелику доплату). Зрив угоди через відсутність документів — ситуація, в якій ми зацікавлені вам допомогти оперативно.

Хороша новина: пакет ОП, який вимагає орендодавець, — це той самий пакет, який потрібен вам як підприємству для відповідності законодавству. Тобто ви не робите «два пакета» — один документ закриває і вимоги орендодавця, і вимоги Держпраці.

Готуємо пакет так, щоб він точно відповідав вимогам більшості орендодавців. Якщо у вас є специфічний договір оренди з нестандартними додатковими вимогами — обговорюємо на брифі і адаптуємо.