Документы по охране труда, которые требует арендодатель

Владелец коммерческого помещения (БЦ, ТЦ, складского комплекса) несёт ответственность за пожарную безопасность и общую безопасность объекта. Если у арендатора случается несчастный случай или пожар из-за отсутствия ОТ-документов — претензии могут быть и к арендодателю как владельцу объекта.

Поэтому в стандартных договорах аренды крупных объектов (БЦ типа Forum, Gulliver, Леонардо, ТРЦ типа Lavina, Дрим Таун, складских комплексов типа Амтел, FM Logistics) есть пункт: «арендатор обязан иметь действующий пакет документов по охране труда и пожарной безопасности и предоставить копию арендодателю».

Помимо защиты арендодателя, это дисциплинирует арендаторов и снижает риски для всего объекта. Если в одном офисе в БЦ случилась пожар — пострадать могут все, поэтому арендодатель хочет убедиться, что все соблюдают требования.

Стандартный пакет, который арендодатели запрашивают: инструкция по пожарной безопасности помещения с планом эвакуации; инструкции по охране труда по всем должностям арендатора; приказы о назначении ответственных по ОТ и ПБ; журнал регистрации инструктажей с подписями работников; декларация соответствия материально-технической базы (для производственных арендаторов).

Иногда — дополнительные документы: удостоверение об обучении по ОТ руководителя арендатора, график проверок электрооборудования, договор на техническое обслуживание пожарной сигнализации (если арендатор подключается к общей системе БЦ).

В логистических комплексах и складах — дополнительно требуют документы на погрузчики, удостоверения водителей погрузчиков, инструкции по ОТ для работы с грузоподъёмным оборудованием.

Типичная ситуация: вы договорились об аренде помещения, дата подписи договора через неделю, а у вас нет пакета ОТ. Арендодатель говорит: «без документов не подпишем». Что делать?

Первое — не паниковать. Арендодатель обычно не ожидает, что у вас уже всё будет. Стандартное решение — подписать договор с условием, что пакет ОТ арендатор предоставит в течение 14-30 дней после начала аренды. Это нормальная практика, на которую соглашаются 90% арендодателей.

Второе — параллельно заказываете пакет у нас. Офисный пакет — 2 рабочих дня, складской или производственный — 4-5 дней. Т.е. даже при «горящих» сроках успеваете.

Третье — если арендодатель категоричен и требует документы до подписи, уложимся в 2-3 рабочих дня с приоритетной обработкой (за небольшую доплату). Срыв сделки из-за отсутствия документов — ситуация, в которой мы заинтересованы вам помочь оперативно.

Хорошая новость: пакет ОТ, который требует арендодатель, — это тот же самый пакет, который нужен вам как предприятию для соответствия законодательству. Т.е. вы не делаете «два пакета» — один документ закрывает и требования арендодателя, и требования Держпраці.

Готовим пакет так, чтобы он точно соответствовал требованиям большинства арендодателей. Если у вас есть специфический договор аренды с нестандартными дополнительными требованиями — обсуждаем на брифе и адаптируем.