Документи для перевірки Держпраці

У 95% випадків перевірка Держпраці йде за стандартним чек-листом: наявність наказів про систему управління охороною праці і призначення відповідальних, інструкції з ОП за всіма посадами штатного розпису, журнали реєстрації інструктажів з фактичними підписами працівників, документи з пожежної безпеки, перелік професій з підвищеною небезпекою, наряди-допуски (якщо такі роботи виконуються). Якщо чогось немає або документ не оформлено за вимогами — фіксується порушення і виписується штраф.

Розмір штрафу залежить від типу порушення і розміру компанії. Базовий мінімум — 17 060 ₴ (за відсутність системи навчання з ОП на 2026 рік). На середній бізнес типові штрафи — від 30 000 до 200 000 ₴, на великий — від сотень тисяч за серію порушень. Окремо є штрафи за порушення, повʼязані з нещасним випадком — там суми починаються від 100 000 ₴ і вище.

Інспектор також може перевірити, чи проводиться вступний інструктаж для нових працівників, чи актуальні дати у журналах, чи відповідають інструкції реальним робочим процесам. Це не «перевірка папірців» — це перевірка системи. Тому формальний пакет «зробити галочку» легко розкривається, а правильно зроблений пакет дає захист.

Бриф у день звернення — 30-60 хвилин дзвінка або Zoom. Чітко проговорюємо: що у вас вже є з документів, які посади у штатному розписі, чи є роботи з підвищеною небезпекою, чи були нещасні випадки за останній рік. Якщо у вас вже є частина документів — використовуємо їх як основу, не починаємо з нуля.

Готуємо пакет за 2-5 днів залежно від галузі і складності. Передаємо в PDF (для друку і підпису) та редагованих форматах Word/Excel (для подальшої актуалізації). Плюс — коротка інструкція менеджеру: що показати інспектору в першу чергу, які формулювання використовувати, на що звертати увагу. Це не юридична консультація — це практичні поради по нашому досвіду.

У час війни і часткової мобілізації Держпраці більше не приходить «несподівано». Заздалегідь приходить повідомлення — у вас зазвичай тиждень-два. У цей термін ми вкладаємось точно. Якщо у вас гірша ситуація і перевірка через 3 дні — обговоримо, можливо вдасться зробити пріоритетну розробку за доплату.

Ми не «домовляємось» з інспекторами і не вирішуємо питання неформально. Наш продукт — це повний і правильний пакет документів, який сам по собі знімає 90% претензій. Якщо інспектор приходить шукати спеціально проблеми — ну, бувають і такі випадки. Тоді документи мінімізують суму штрафу, але не уникнуть його.

Ми чесно говоримо, якщо у вашій ситуації пакет потрібен ширший, ніж ви замовляєте. Якщо ви говорите «у нас офіс», а в деталях зʼясовується, що у вас на 1-му поверсі ще і склад з паперами і робочим обладнанням, — це інша категорія, не «Офіс». Краще домовитись на старті, ніж потім доробляти.

Якщо інспектор зробить обґрунтоване зауваження — безкоштовно вносимо правки. Це не «промо», це наш стандарт обслуговування протягом 12 місяців після передачі документів. На практиці зауваження зустрічаються рідко (бо документи робимо за актуальними нормами), але якщо інспектор знайшов щось — оперативно правимо.

Окремо — допомагаємо з оскарженням, якщо інспектор виписав штраф за обʼєктивно некоректну претензію (бувало кілька разів за нашу практику). Це не пряма послуга, але якщо у вас є документи від нас і інспектор за ними знайшов «порушення», яким не є, ми готові підготувати відповідь з посиланнями на нормативні акти.