Документы для проверки Держпраці

В 95% случаев проверка Держпраці идёт по стандартному чек-листу: наличие приказов о системе управления охраной труда и назначении ответственных, инструкции по ОТ по всем должностям штатного расписания, журналы регистрации инструктажей с фактическими подписями работников, документы по пожарной безопасности, перечень профессий с повышенной опасностью, наряды-допуски (если такие работы выполняются). Если чего-то нет или документ не оформлен по требованиям — фиксируется нарушение и выписывается штраф.

Размер штрафа зависит от типа нарушения и размера компании. Базовый минимум — 17 060 ₴ (за отсутствие системы обучения по ОТ на 2026 год). На средний бизнес типовые штрафы — от 30 000 до 200 000 ₴, на крупный — от сотен тысяч за серию нарушений. Отдельно есть штрафы за нарушения, связанные с несчастным случаем — там суммы начинаются от 100 000 ₴ и выше.

Инспектор также может проверить, проводится ли вводный инструктаж для новых работников, актуальны ли даты в журналах, соответствуют ли инструкции реальным рабочим процессам. Это не «проверка бумажек» — это проверка системы. Поэтому формальный пакет «для галочки» легко вскрывается, а правильно сделанный пакет даёт защиту.

Бриф в день обращения — 30-60 минут звонка или Zoom. Чётко проговариваем: что у вас уже есть из документов, какие должности в штатном расписании, есть ли работы с повышенной опасностью, были ли несчастные случаи за последний год. Если у вас уже есть часть документов — используем их как основу, не начинаем с нуля.

Готовим пакет за 2-5 дней в зависимости от отрасли и сложности. Передаём в PDF (для печати и подписи) и редактируемых форматах Word/Excel (для дальнейшей актуализации). Плюс — краткая инструкция менеджеру: что показать инспектору в первую очередь, какие формулировки использовать, на что обращать внимание. Это не юридическая консультация — это практические советы по нашему опыту.

Во время войны и частичной мобилизации Держпраці больше не приходит «неожиданно». Заранее приходит уведомление — у вас обычно неделя-две. В этот срок мы укладываемся точно. Если у вас ситуация хуже и проверка через 3 дня — обсудим, возможно удастся сделать приоритетную разработку за доплату.

Мы не «договариваемся» с инспекторами и не решаем вопросы неформально. Наш продукт — это полный и правильный пакет документов, который сам по себе снимает 90% претензий. Если инспектор приходит искать специально проблемы — ну, бывают и такие случаи. Тогда документы минимизируют сумму штрафа, но не избегут его.

Мы честно говорим, если в вашей ситуации пакет нужен шире, чем вы заказываете. Если вы говорите «у нас офис», а в деталях выясняется, что у вас на 1-м этаже ещё и склад с бумагами и рабочим оборудованием, — это другая категория, не «Офис». Лучше договориться на старте, чем потом дорабатывать.

Если инспектор сделает обоснованное замечание — бесплатно вносим правки. Это не «промо», это наш стандарт обслуживания в течение 12 месяцев после передачи документов. На практике замечания встречаются редко (потому что документы делаем по актуальным нормам), но если инспектор нашёл что-то — оперативно правим.

Отдельно — помогаем с обжалованием, если инспектор выписал штраф за объективно некорректную претензию (бывало несколько раз за нашу практику). Это не прямая услуга, но если у вас есть документы от нас и инспектор по ним нашёл «нарушение», которым не является, мы готовы подготовить ответ со ссылками на нормативные акты.